Informes: Ciclo de vida

Los Informes de Ciclo de Vida te ayudan a seguir el recorrido de tus contactos, desde un nuevo cliente potencial hasta un cliente que paga (o se pierde), visualizando su progreso a través de las etapas definidas del embudo de ventas. Estos informes responden a preguntas clave como:

• ¿Qué tan bien le está yendo a su empresa al convertir nuevos clientes potenciales en clientes que pagan?
• ¿Dónde y por qué se caen los contactos?
• ¿Qué tan rápido eres convirtiendo clientes?

¿Qué son los informes de ciclo de vida?

Los Informes de Ciclo de Vida están diseñados para brindarle una visión clara del progreso de sus contactos a lo largo de su recorrido de ventas o de cliente. Utilizamos un modelo de embudo donde cada contacto:

• Ingresa al embudo: cuando a un contacto se le asigna por primera vez una etapa del ciclo de vida.
• Pasa por etapas: como por ejemplo, cliente potencial nuevo, cliente potencial activo, pago y, finalmente, la etapa ganada (o cliente).
• Sale del embudo: Al alcanzar la etapa de Ganado (como cliente que paga), al pasar a la etapa de Perdido (abandono) o al completar su etapa del ciclo de vida (quedando vacía). Una vez que un contacto ya no tiene ninguna etapa asignada, se considera que ha salido del embudo.

¿Cómo funciona?

Cuando comienza tu viaje del ciclo de vida

Una vez que un contacto recibe su primera etapa del ciclo de vida, comenzamos a registrar su progreso en todos los informes relacionados. La fecha de asignación de esa etapa inicial se registra como la fecha de entrada al embudo para cada métrica posterior.

Cada etapa importa

Cada vez que un contacto cambia de etapa, ese movimiento queda registrado: si avanza, se salta etapas o retrocede.

Regresando al embudo

Un recorrido del ciclo de vida comienza la primera vez que se asigna a un Contacto una etapa del ciclo de vida (por ejemplo, Etapa 1 ) y finaliza cuando alcanza una Etapa Ganada o una Etapa Perdida . Si un Contacto abandona una Etapa Perdida, pero regresa posteriormente (por ejemplo, si se le reasigna a la Etapa 1 ), lo consideramos un nuevo recorrido, con una nueva fecha de inicio.

Visualizaciones y métricas

El panel de Informes de Ciclo de Vida muestra métricas clave que revelan la eficacia con la que los contactos avanzan por el embudo de conversión. A continuación, se detalla cada métrica y su importancia:

Tasa de conversión general

Lo que te dice:

El porcentaje de contactos que alcanzan con éxito la etapa Ganada de todos los contactos que ingresaron al embudo.

Por qué es importante:

• Indica la salud y eficacia de su proceso de ventas.
• Ayuda a identificar si ciertas etapas están provocando caídas importantes.

Ejemplo:

Si 100 contactos ingresan al embudo y 40 llegan a la etapa Ganada, su tasa de conversión general es del 40% .

Tiempo promedio de conversión

Lo que te dice:

Cuánto tiempo (en promedio) tarda un contacto en pasar de la entrada al embudo a la etapa de Ganado .

Por qué es importante:

• Le ayuda a pronosticar los ciclos de ventas y ajustar las estrategias de participación.
• Revela oportunidades para agilizar procesos y acortar el ciclo de ventas .

Ejemplo:

Si el contacto A se convierte en 2 días, el contacto B en 4 días y el contacto C en 6 días, el tiempo promedio de conversión es de 4 días .

Tasa general de abandono

Lo que te dice:

El porcentaje de contactos que terminan en alguna etapa de Perdido en lugar de convertirse.

Por qué es importante:

• Destaca dónde los clientes potenciales se desvinculan o abandonan el proceso.
• Le permite identificar cuellos de botella y tomar acciones específicas (por ejemplo, estrategias de reactivación).

Ejemplo:

Si 100 contactos ingresan al embudo y 30 pasan a una etapa Perdida, la tasa de abandono es del 30% .

Tiempo promedio de entrega

Lo que te dice:

El tiempo promedio que tarda un contacto en salir del embudo y llegar a una etapa Perdido.

Por qué es importante:

• Identifica si los abandonos ocurren temprano o más tarde en el embudo.
• Informa dónde debe ajustar la mensajería, los recursos o el tiempo de seguimiento.

Ejemplo:

• Si, en promedio, los contactos desaparecen 2 días después de ingresar por primera vez al embudo, sabrá que la participación en la etapa inicial necesita mejorar.
• Por el contrario, si el tiempo promedio de abandono es muy largo , su equipo puede estar dedicando tiempo y esfuerzo excesivo a clientes potenciales que finalmente no se convierten, lo que indica una posible necesidad de estrategias de calificación o desarrollo más eficientes.

Introducción a los informes de ciclo de vida

Para comenzar a utilizar los informes de ciclo de vida, siga estos pasos prácticos:

1. Habilite la función de ciclo de vida

• Navegue a la configuración de su espacio de trabajo.
• Si el ciclo de vida no está habilitado, active el interruptor Mostrar/Ocultar etapas del ciclo de vida para habilitarlo.

2. Acceda al módulo de Informes

• Una vez que el ciclo de vida esté activo, vaya a la sección Informes y seleccione Ciclo de vida .
• La página del informe del ciclo de vida tendrá como valor predeterminado un rango de fechas preseleccionado (por ejemplo, los últimos 14 días).

3. Configurar filtros de fecha

• Utilice el Selector de fechas para determinar cuándo los contactos ingresaron por primera vez a una etapa del ciclo de vida. Solo se incluyen en el informe aquellos que comenzaron su ciclo de vida durante este período.
• Las opciones incluyen Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Últimos 14 días, Últimos 30 días, etc.

4. Revisar e interpretar las métricas

• Estudie las métricas de conversión y abandono en el panel de control.
• Coloque el cursor sobre los gráficos y las tarjetas para ver referencias que explican cada métrica en detalle.

Uso de informes de ciclo de vida

Después de la configuración, aquí le mostramos cómo puede utilizar los informes de ciclo de vida para optimizar su negocio:

Monitorear las tasas de conversión y abandono

• Revise las tasas generales de conversión y abandono para evaluar su desempeño de ventas.
• Compare las métricas actuales con períodos anteriores (utilizando diferencias porcentuales) para medir las tendencias.

Localice y comprenda sus puntos de entrega

• Identifique dónde abandonan: el informe muestra de qué etapa salen los contactos, lo que le ayuda a identificar el punto exacto en su embudo en el que los clientes potenciales se desconectan.
• Comprenda por qué abandonan: al revisar las etapas perdidas del destino (por ejemplo, “Sin presupuesto”, “No interesado”, etc.), obtendrá claridad sobre las razones más comunes de las oportunidades perdidas.
• Información práctica: Si un número significativo de contactos abandona la Etapa 2 sin presupuesto, puede refinar su proceso de calificación o adaptar sus estrategias de contacto para abordar esa objeción específica. Este enfoque específico ayuda a reducir las bajas generales y mejora la eficiencia del embudo de ventas.

Analizar el tiempo de conversión y el tiempo de abandono

• Identifique cuánto tiempo permanecen inactivos los contactos en cada etapa.
• Utilice estos conocimientos para determinar si sus estrategias de seguimiento son eficaces o si ciertas etapas necesitan mejoras.

Visualizaciones de apalancamiento

El gráfico del embudo del ciclo de vida le muestra la cantidad de contactos en cada etapa.

El cuadro de desglose de etapas perdidas le ayuda a identificar qué etapas perdidas son las más comunes.

Una tabla de desglose detallada ofrece datos granulares sobre:

• Tasas de conversión por etapa
• Tiempo promedio empleado en cada etapa
• Destinos de entrega (a los que se trasladan los contactos de Lost Stage)
• Razones comunes de abandono (por ejemplo, "Sin presupuesto", "No me interesa")

Exportar y personalizar datos

Utilice las opciones integradas para exportar datos a CSV o personalizar las columnas según sea necesario para un análisis más detallado.

Mejores prácticas

Cambios de etapa límite

Intente no agregar, eliminar ni reorganizar las etapas del ciclo de vida con frecuencia, a menos que sea necesario. Los cambios drásticos o repetidos en la configuración de las etapas pueden afectar la consistencia de los datos y la precisión de sus informes.

Mantenga sus datos actualizados

Actualice periódicamente el estado de los contactos y las etapas del ciclo de vida. Los datos inexactos pueden distorsionar las métricas de conversión y abandono.

Utilice correctamente las etapas predeterminadas

Evite modificar o eliminar etapas críticas, como la etapa de Ganado. Estas etapas son esenciales para la precisión de los cálculos de métricas.

Revisar periódicamente las tendencias

Monitorear los cambios en diferentes rangos de fechas puede ayudar a identificar si una campaña está mejorando la velocidad de conversión o si hay caídas persistentes en etapas específicas.

Capacita a tu equipo

Asegúrese de que todos los responsables de actualizar los detalles de contacto comprendan la importancia de registrar las transiciones adecuadas del ciclo de vida.

Preguntas frecuentes y solución de problemas

¿Qué significa si mi tasa de conversión es baja?

Una tasa de conversión baja indica que menos contactos pasan de las etapas iniciales a la etapa de captación. Esto podría indicar que tu proceso de seguimiento o estrategia de nutrición de leads necesita mejorar.

• Revisa las etapas donde los contactos se estancan. Si una etapa en particular tiene una baja tasa de conversión y de abandono , suele significar que los contactos se están estancando sin progresar ni salir.
• Verifique si hay cuellos de botella en el proceso o si no se está haciendo un seguimiento oportuno de los clientes potenciales.

¿Cómo se gestionan las etapas omitidas?

Si un contacto se salta una o más etapas y pasa directamente a una etapa posterior (por ejemplo, directamente a la etapa Ganada o Perdida), el sistema considera el movimiento como un salto. Los movimientos de las etapas omitidas se registran en segundo plano para garantizar la precisión de los cálculos del embudo, pero se excluyen de ciertas métricas basadas en el tiempo.

¿Cuándo finaliza y comienza de nuevo el ciclo de vida de un contacto?

El recorrido del ciclo de vida de un contacto finaliza en el momento en que pasa a una etapa ganada , una etapa perdida o un estado despejado (sin etapa). Si posteriormente sale de estos estados y regresa a una etapa principal, se considera un nuevo recorrido. Esto garantiza que todos los movimientos posteriores del ciclo de vida se registren de forma independiente, comenzando con una nueva fecha de entrada al embudo.

• Confirme que los contactos reingresados estén registrados correctamente con una nueva fecha de entrada al embudo.
• Verifique que todas las estrategias de reactivación estén documentadas adecuadamente para que pueda realizar un seguimiento de las mejoras en múltiples recorridos.

¿Puedo personalizar las etapas del ciclo de vida?

Sí, puedes añadir nuevas etapas (que aparecerán antes de la etapa "Ganadas") y actualizar sus nombres o descripciones. Sin embargo, algunas etapas (como la etapa "Ganadas ") están bloqueadas y no se pueden eliminar ni mover para mantener la precisión de los informes.

• Limite las modificaciones de etapas: los cambios frecuentes o extensos (agregar, eliminar o reordenar) pueden causar inconsistencias temporales en los datos , por lo que es mejor alterar las etapas solo cuando sea absolutamente necesario.
• Comprobar las métricas después de los cambios: si los datos parecen incorrectos después de una personalización, verifique que la nueva etapa se haya integrado correctamente y deje un tiempo para que el sistema se estabilice.
• Mantenga la coherencia: tenga en cuenta que cuanto más coherente sea la configuración de su ciclo de vida, más fiables y precisos serán sus informes a lo largo del tiempo.

Las métricas de mi informe parecen estar desfasadas. ¿Qué debo hacer?

Si las métricas (como las tasas de conversión o abandono) parecen inexactas:

• Verificar asignaciones de contactos: verifique que a todos los contactos se les asignen las etapas correctas.
• Revisar los filtros de fecha: asegúrese de que los filtros de fecha estén configurados correctamente y reflejen el período que desea medir.
• Busque anomalías en los registros: inspeccione el historial de registros para ver si hay picos o caídas repentinos en los recuentos de contactos que puedan indicar errores de ingreso de datos.
• Tenga en cuenta los cambios recientes en las etapas: Si agregó, eliminó o reorganizó recientemente alguna etapa del ciclo de vida, los datos podrían mostrarse inconsistentes durante un breve periodo. Es recomendable esperar a que los datos se "enfríen" (es decir, permitir que el sistema recopile suficientes datos nuevos y consistentes con la configuración actualizada) antes de sacar conclusiones.

¿Cómo exporto datos para un análisis posterior?

Puede usar la opción de exportación disponible en las tablas de desglose (accesible a través del menú desplegable). Esto le permite descargar los datos del informe como archivo CSV.

• Asegúrese de que el bloqueador de ventanas emergentes de su navegador esté deshabilitado al iniciar la exportación.
• Si la exportación falla, intente actualizar la página o utilizar un navegador diferente.

¿Cómo se gestionan las importaciones de contactos, las asignaciones masivas y las eliminaciones de etapas?

Importaciones y asignaciones masivas:

Cuando los contactos se importan o se les asigna una etapa en masa, el sistema no registra esa acción como una “transición activa”.

• Ejemplo: Si un contacto se encuentra en la Etapa 1 y se actualiza masivamente a la Etapa 2 mediante importación, y posteriormente un usuario lo actualiza manualmente a la Etapa 3 , solo el cambio de la Etapa 2 a la Etapa 3 se registra como un movimiento del ciclo de vida. La actualización relacionada con la importación ( Etapa 1 a Etapa 2 ) no se registra.

Eliminaciones de etapas:

Eliminar una etapa del ciclo de vida puede distorsionar temporalmente las métricas, especialmente si se asignaron muchos contactos a esa etapa, ya que todos los movimientos hacia y desde esa etapa se eliminan de los registros y ya no aparecen en los informes. Tras la eliminación, es posible que vea datos inusuales hasta que el sistema se estabilice con la nueva configuración de la etapa.

• Pasos recomendados:

1. Verificar actualizaciones posteriores a la importación : si los contactos importados parecen distorsionar sus métricas, verifique que cualquier actualización manual o automatizada posterior se registre correctamente.
2. Minimizar los cambios de etapa a gran escala : las adiciones, eliminaciones o nuevas secuencias de etapas frecuentes pueden generar datos inconsistentes.
3. Permita un “período de enfriamiento” : si realiza cambios de etapa significativos o importaciones masivas, deje que los datos se asienten antes de sacar conclusiones sobre sus métricas.