Resumen de flujos de trabajo

Obteniendo aquí

Se accede a este módulo desde el menú lateral de navegación bajo el elemento de menú Workflows.

El módulo Workflows es un constructor visual de flujo de trabajo usado para automatizar procesos. Los flujos de trabajo pueden incorporar elementos como datos de contacto para crear automatización como mensajes automatizados, asignación automática y más. Un flujo de trabajo consiste en un Disparador y uno o más pasos.

Módulo de flujos de trabajo

La página principal del módulo de flujos de trabajo es una página de listado. Proporciona una visión general de los flujos de trabajo en su espacio de trabajo.

Debajo están las acciones que se pueden realizar en los flujos de trabajo:

• Creando un nuevo flujo de trabajo
• Crear un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla seleccionada
• Guardando un flujo de trabajo
• Publicando un flujo de trabajo
• Detener un flujo de trabajo
• Edición de un flujo de trabajo
• Exportando un flujo de trabajo
• Importando un flujo de trabajo

Crear un nuevo flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo:

1. Navegar a la página principal de Workflows.
2. Haga clic en Agregar flujo de trabajo.
3. Nombra el flujo de trabajo.
4. Haga clic en Crear.

Una vez que el flujo de trabajo haya sido creado, se abrirá en el Constructor de Flujo de Trabajo. Comience a construir el flujo de trabajo seleccionando un Disparador.

Limitación: Máximo 100 flujos de trabajo por espacio de trabajo.

Crear un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla seleccionada

Crear un flujo de trabajo a partir de la lista de plantillas:

1. Navegar a la página principal de Workflows.
2. Haga clic en el botón Añadir flujo de trabajo.
3. Seleccione una plantilla y haga clic en el botón Usar Plantilla.

Se creará el flujo de trabajo precompilado. Actualizar los pasos resaltados en rojo para guardar o publicar el flujo de trabajo.

Lista de plantillas de flujo de trabajo

Guardando un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo se puede guardar haciendo clic en el botón Guardar en la barra superior del Constructor de flujo de trabajo.

Resolviendo errores de flujo de trabajo

Si un paso en el flujo de trabajo está configurado incorrectamente, el signo ⚠ aparecerá en la barra superior. Mueva el icono para ver qué pasos tienen errores de configuración. Haga clic en la lista desplegable Paso para identificarlo en el constructor de flujo de trabajo y abra sus ajustes en el cajón de configuración.

Publicando un flujo de trabajo

Para iniciar un flujo de trabajo, necesita publicarlo. Un flujo de trabajo puede ser publicado desde dos lugares:

• Desde el menú Acciones en la página de listado de workkflows
• Con el botón Publicar dentro del Constructor de Flujo de Trabajo

Una vez que el flujo de trabajo sea publicado, se ejecutará. Los contactos que cumplan con los criterios de activación entrarán en el flujo de trabajo. Para editar un flujo de trabajo publicado, necesita detener el flujo de trabajo.

Detener un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo puede detenerse en dos lugares:

• Desde el menú Acciones en la página de listado de workkflows
• Con el botón detener dentro del Constructor de Flujo de Trabajo

Una vez que un flujo de trabajo es detenido, puede ser editado.

Editando un flujo de trabajo

La edición tiene lugar en el Constructor de Flujo de Trabajo. En el menú Acciones de la página de listado de Flujos de Trabajo, haga clic en Abrir en Constructor. Una vez dentro del Constructor de Flujo de Trabajo, puedes editar el Flujo de Trabajo.

Exportando un flujo de trabajo

Para exportar un flujo de trabajo, abra el menú Acciones y haga clic en el botón Exportar flujo de trabajo.

El flujo de trabajo se descargará como un archivo JSON.

Entonces se puede importar a otro espacio de trabajo u organización.

Importando un flujo de trabajo

Para importar un flujo de trabajo, vaya a la página principal del flujo de trabajo. Haga clic en la flecha desplegable junto al botón Añadir flujo de trabajo y seleccione Importar flujo de trabajo.

Haga clic en Navegar archivo para seleccionar su flujo de trabajo y haga clic en el botón Importar.

Para importar tu flujo de trabajo con éxito, asegúrate de que:

• El archivo está en formato JSON
• Todos los valores en el archivo JSON están listados y formateados correctamente
• El archivo no puede exceder 400 KB
• El archivo no puede contener más de 100 pasos de flujo de trabajo

Lista de módulos de flujos de trabajo

Columnas de flujo de trabajo

Cada flujo de trabajo tendrá la siguiente información asociada en sus columnas.

Estado del flujo de trabajo

El estado del flujo de trabajo se utiliza para determinar si el flujo de trabajo se está ejecutando actualmente. Hay tres estados posibles:

• Borrador: Un flujo de trabajo que nunca ha sido publicado
• Publicado: Un flujo de trabajo actualmente implementado
• Detenido: Un flujo de trabajo publicado previamente que se ha detenido

Otras columnas

Cada flujo de trabajo tiene columnas adicionales detalladas a continuación.

Menú de acciones

La última columna de la fila Workflows contiene el Menú de Acciones. Las siguientes acciones se pueden realizar aquí:

El Constructor de Flujo de Trabajo

Para abrir el Constructor de Flujo de Trabajo, necesita crear un flujo de trabajo o editar un Flujo de Trabajo. El Constructor de Flujo de Trabajo es un editor visual donde los pasos pueden ser añadidos, eliminados y configurados. Consiste en cuatro secciones principales:

• Arriba de barras
• Herramientas de ayuda
• Cañón
• Configuración del dibujador/a

La barra superior

La barra superior se utiliza para administrar elementos clave de flujo de trabajo como su nombre, descripción, errores en la configuración del paso y el estado. Los elementos de la barra superior son los siguientes.

Herramientas de asistencia

Las cinco herramientas de asistencia están diseñadas para ayudarte a navegar por el lienzo:

• Acercar en
• Apagar
• Centrar
• Deshacer
• Rehacer

Lona

Canvas es la interfaz de arrastrar y soltar que proporciona una visión general del flujo de trabajo. Permite al usuario observar la lógica y secuencia de un viaje de contacto's durante un evento. Acciones tales como construir nuevos pasos, arrastrar o soltar pasos y pasos de conexión tienen lugar aquí.

Drawer de configuración

Para configurar un Trigger o Step, haga clic en el bloque Trigger o Paso para abrir su panel de configuración. Las acciones posibles en el cajón de configuración incluyen:

• Editar el nombre del paso
• Definir la acción del evento o paso del disparador

Preguntas frecuentes y solución de problemas

¿Qué pasará con mis contactos si detengo un flujo de trabajo publicado?

Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos serán expulsados inmediatamente del flujo de trabajo. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo si se vuelve a publicar.

¿Por qué terminó mi flujo de trabajo antes de que se completara?

Un flujo de trabajo puede terminar prematuramente por las siguientes razones:

1. El flujo de trabajo se detuvo - Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos serán inmediatamente expulsados del flujo de trabajo.
2. El contacto ha caído bajo la rama del fracaso y no ha habido ningún viaje continuado - Los contactos pueden caer en una rama fallida si proporcionan respuestas no válidas o no cumplen con las condiciones especificadas. Si no hay pasos configurados bajo la rama de fallos, el flujo de trabajo terminará. Es recomendable configurar los pasos bajo la rama de fallos para que los contactos puedan continuar su viaje si llegan aquí.
3. Hacer una pregunta - tiempo de espera - El paso de hacer una pregunta tiene un periodo de tiempo de espera por defecto de 7 días. Si los contactos no responden dentro del período de tiempo definido o predeterminado, el flujo de trabajo terminará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y añadir pasos para los contactos para continuar su viaje en el caso de un tiempo de espera. Lea más sobre Hacer un paso de pregunta aquí.
4. Asignar a - Tiempo de espera - La Asignación a paso tiene un periodo de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si un asignatario que cumpla con la lógica de la asignación no se encuentra dentro del período de tiempo definido o predeterminado, el flujo de trabajo terminará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y añadir pasos para los contactos para continuar su viaje en el caso de un tiempo de espera. Lea más acerca de Asignar a Paso aquí
5. Condición de sucursal - Otra - Los contactos que no cumplan las condiciones requeridas de una sucursal caerán bajo la rama de otra manera. Si no hay pasos configurados bajo esta rama, el flujo de trabajo terminará. Es recomendable configurar Pasos bajo la rama Otra para que los Contactos puedan continuar su viaje si llegan aquí. Lea más sobre pasos de sucursal aquí.
6. Enviar un mensaje - Fallo - Si un mensaje no es enviado por ninguna razón (p. ej. ventana de mensajería cerrada, problemas de conexión de red), el contacto saldrá del flujo de trabajo.

Si cierre manualmente una conversación en curso con un contacto inscrito en la plataforma, ¿terminará el flujo de trabajo?

No, el flujo de trabajo continuará incluso si la conversación se cierra manualmente en la plataforma. El flujo de trabajo sólo terminará si la conversación cierra en el Módulo de Flujos de Trabajo.

¿Puede un Contacto volver a entrar en el mismo flujo de trabajo que están actualmente inscritos?

Un contacto no puede volver a entrar en un flujo de trabajo en el que están inscritos. El contacto tiene que salir del flujo de trabajo y cumplir con los criterios para que el evento desencadenante vuelva a repetir o volver a entrar en un flujo de trabajo.

¿Qué pasa si un Contacto activa más de un flujo de trabajo al mismo tiempo?

Ambos flujos de trabajo se ejecutarán simultáneamente.

¿Por qué el campo de contacto no guarda las respuestas en el paso de Pregunta?

Las respuestas no válidas, como las respuestas en el formato incorrecto, no se pueden guardar. Especifique claramente un formato de respuesta cuando haga una pregunta para evitar este escenario. Consulte aquí el formato correcto de cada tipo de respuesta.

He actualizado un valor de Campo de Contacto pero el valor antiguo sigue siendo aplicado. ¿Por qué los flujos de trabajo no aplican el valor actualizado?

Toda la información de contacto será almacenada en caché o almacenada durante tres (3) minutos una vez que se active el flujo de trabajo para permitir un acceso más rápido a los datos. Si un campo de contacto está siendo actualizado manual o programáticamente mientras el contacto está todavía en un viaje de flujo de trabajo, la información tomará hasta tres (3) minutos para reflejarse en el flujo de trabajo. Hasta entonces, se mostrará el valor anterior.

Si añado un paso de Preguntas después de que una conversación se haya cerrado (p. ej. Cerrar paso de conversación o activador cerrado de conversación), ¿se reabrirá la conversación si el contacto responde?

No, un Contacto no reabrirá la conversación respondiendo al paso 'Hacer una Pregunta'

¿Qué pasa si no hay nadie en un equipo de Asignación?

El contacto no será asignado y pasará al siguiente paso. Si no hay un paso siguiente, el flujo de trabajo terminará.

¿Por qué no se guarda la respuesta del Contacto en el Campo de Contacto que he seleccionado?

Podría ser porque el campo de contacto elegido bajo la opción Guardar respuesta no coincide con el tipo de pregunta. Por favor, asegúrese de seleccionar el campo de contacto correcto para el tipo de pregunta al guardar una respuesta. Por ejemplo, si el tipo de pregunta es una fecha, entonces la respuesta no se puede guardar como un campo de contacto diferente, como dirección de correo electrónico o número de teléfono.

¿Por qué me encuentro con el bucle de flujo de trabajo "detectado" error cuando intento publicar mi flujo de trabajo?

El bucle "de flujo de trabajo detectado" error ocurre cuando un flujo de trabajo incluye un paso que puede activarse a sí mismo u otro flujo de trabajo que a su vez desencadena el flujo de trabajo original, resultando en un bucle infinito. Evite que este error ocurra y asegúrese de que su flujo de trabajo funciona como se pretende comprobando su flujo de trabajo con estos pasos:

1. Duplicar disparadores en un flujo de trabajo: Compruebe si los pasos de su flujo de trabajo son idénticos al disparador del flujo de trabajo. Si el activador del flujo de trabajo y cualquier paso en el flujo de trabajo son los mismos, puede causar que un bucle ocurra. Asegúrese de que el gestor de flujo de trabajo es único y no coincide con ningún otro paso en el flujo de trabajo.
2. Pasos que pueden activar otros flujos de trabajo: Compruebe si su flujo de trabajo tiene cualquier paso que pueda activar otro flujo de trabajo. Por ejemplo, si el flujo de trabajo A tiene un paso que puede activar el flujo de trabajo B, y el flujo de trabajo B también tiene un paso que puede activar el flujo de trabajo A, un bucle puede ocurrir. Asegúrese de que los flujos de trabajo no contengan ningún paso que pueda activarse entre sí.