Resumen de Flujos de Trabajo

Cómo llegar aquí

Puede acceder a este módulo seleccionando Flujos de trabajo en el menú de navegación lateral.

El módulo Flujos de trabajo es un generador visual de flujos de trabajo que se usa para automatizar procesos. Los flujos de trabajo pueden incorporar elementos como datos de contacto para generar automatización como mensajes automatizados, asignación automática y más. Un flujo de trabajo consiste en un disparador y uno o más pasos.

Módulo de flujos de trabajo

La página principal del módulo Flujos de trabajo es una página de listado. Proporciona una visión general de los flujos de trabajo en su espacio de trabajo.

A continuación, se enumeran las acciones que se pueden llevar a cabo en Flujos de trabajo:

• ​Crear un nuevo flujo de trabajo
• Creación de un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla seleccionada
• Guardar un flujo de trabajo
• Publicar un flujo de trabajo
• ​Detener un flujo de trabajo
• Detener un flujo de trabajo para un contacto
• Editar un flujo de trabajo
• Clonar un flujo de trabajo
• Eliminar un flujo de trabajo
• Exportar un flujo de trabajo
• Importar un flujo de trabajo

Crear un nuevo flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo:

1. Navegue a la página principal de Flujos de trabajo.
2. Haga clic en Agregar flujo de trabajo.
3. Seleccione una plantilla.
4. Haga clic en el botón Utilizar plantilla.
5. Comience a construir el flujo de trabajo seleccionando un Disparador. Luego puede agregar pasos junto con las configuraciones o condiciones necesarias.
6. Una vez completado, haga clic en Guardar. El flujo de trabajo creado estará en estado Borrador.

Crear un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla seleccionada

Cree un flujo de trabajo a partir de la lista de plantillas:

1. Navegue a la página principal de Flujos de trabajo.
2. Haga clic en el botón Agregar flujo de trabajo.
3. Seleccione una plantilla.
4. Haga clic en el botón Usar plantilla. Actualice los pasos resaltados en rojo.
5. Una vez completado, haga clic en Guardar. El flujo de trabajo creado estará en estado Borrador.

Lista de plantillas de flujo de trabajo

Guardar un flujo de trabajo

Para guardar un flujo de trabajo, haga clic en el botón Guardar que se encuentra en la barra superior del Generador de flujos de trabajo.

Resolver errores de flujo de trabajo

Si un paso del flujo de trabajo está configurado incorrectamente, aparecerá el signo ⚠ en la barra superior. Mantenga el puntero sobre el icono para ver qué pasos tienen errores de configuración. Haga clic en el paso en la lista desplegable para identificarlo en el Generador de flujos de trabajo y abrir sus ajustes en el cajón de configuración.

Probar un flujo de trabajo

Puede probar su flujo de trabajo antes de publicarlo haciendo clic en el botón Probar en la barra superior del Generador de flujo de trabajo. Este botón se activa una vez que haya resuelto cualquier error en su flujo de trabajo.

1. En el cuadro de diálogo Probar flujo de trabajo, seleccione un canal de la lista desplegable Canal para probar el flujo de trabajo.
2. Si el desencadenante de su flujo de trabajo (por ejemplo, Conversación abierta) tiene variables desencadenantes, aparecerá el menú desplegable Variable desencadenante (opcional) en el cuadro de diálogo. Puede probar el flujo de trabajo desplegando el menú y proporcionando valores de ejemplo o ficticios para las variables desencadenantes. Sin embargo, si deja los campos vacíos, se considerarán nulos y el flujo de trabajo se probará utilizando valores nulos.
   1. Los valores ficticios para los activadores de flujo de trabajo que proporciona mientras prueba el flujo de trabajo no se aplican al flujo de trabajo una vez que se publica. Una vez publicado, la fecha y hora definidas en el Paso Fecha y Hora se utilizarán para la validación. Obtenga más información sobre las variables desencadenantes del flujo de trabajo aquí.

1. Haga clic en Siguiente.

1. En el cuadro de diálogo Flujo de trabajo de prueba, se muestran el código QR y el enlace de chat del canal seleccionado. Escanee el código QR con un dispositivo móvil o haga clic en el enlace para abrir el chat en el navegador.
2. Envíe el código (por ejemplo, TEST1234) en el canal abierto para activar el flujo de trabajo para las pruebas.
   Puede enviar el código tantas veces como necesite para activar el flujo de trabajo y poder probarlo. El código no se puede utilizar una vez que se hace clic en el botón Finalizar prueba.
3. Haga clic en Finalizar prueba para cerrar el cuadro de diálogo Flujo de trabajo de prueba cuando haya finalizado la prueba.

Publicar un flujo de trabajo

Para iniciar un flujo de trabajo, necesita publicarlo. Un flujo de trabajo puede publicarse desde dos lugares:

• Desde el menú Acciones en la página de listado de Flujos de trabajo
• Con el botón Publicar dentro del Generador de flujos de trabajo

Una vez publicado, se ejecutará el flujo de trabajo. Los contactos que cumplan con los criterios de activación entrarán en el flujo de trabajo. Para editar un flujo de trabajo publicado, necesita detener el flujo de trabajo.

Detener un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo puede detenerse desde dos lugares:

• Desde el menú Acciones en la página de listado de Flujos de trabajo
• Con el botón Detener dentro del Generador de flujos de trabajo

Una vez que se detenga un flujo de trabajo, se lo puede editar.

Detener un flujo de trabajo para un contacto

Puede detener un flujo de trabajo para un contacto en:

Módulo de Mensajes

Navegue hasta el ícono Flujos de trabajo, en la pestaña Flujos de trabajo en curso, haga clic en Detener en el flujo de trabajo deseado.

Módulo de flujos de trabajo

Acceda a la Configuración del flujo de trabajo desde el menú Acción en la página de descripción general del flujo de trabajo o dentro del Generador de flujo de trabajo haciendo clic en el icono de configuración y active Permitir a los usuarios detener este flujo de trabajo para un contacto.

Editar un flujo de trabajo

La edición tiene lugar en el Generador de flujos de trabajo. En el menú Acciones de la página de listado de Flujos de Trabajo, haga clic en Abrir en el generador. Una vez dentro del Generador de flujos de trabajo, puede editar el flujo de trabajo en cuestión.

Clonar un flujo de trabajo

Puede crear un flujo de trabajo clonando uno existente. Haga clic en el menú Acciones en la página de listado de Flujos de trabajo y haga clic en Clonar.

Cuando se clona un flujo de trabajo, el desencadenante y los pasos se copian en el nuevo flujo de trabajo. El nombre del nuevo flujo de trabajo también seguirá al nombre del flujo de trabajo original y se agregará con clone al final. Aún puedes realizar los cambios necesarios antes de publicarlo.

Eliminar un flujo de trabajo

Puede eliminar un flujo de trabajo haciendo clic en el menú Acciones en la página de listado de Flujos de trabajo y haciendo clic en Eliminar. Haga clic en Eliminar nuevamente en el mensaje emergente para confirmar la eliminación.

Exportar un flujo de trabajo

Para exportar un flujo de trabajo, abra el menú Acciones y haga clic en el botón Exportar flujo de trabajo.

El flujo de trabajo se descargará como un archivo JSON.

Entonces se puede importar a otro espacio de trabajo u organización.

Importar un flujo de trabajo

Para importar un flujo de trabajo, vaya a la página principal de Flujos de trabajo. Haga clic en la flecha desplegable junto al botón Agregar flujo de trabajo y seleccione Importar flujo de trabajo.

Haga clic en Examinar archivo para seleccionar su flujo de trabajo y haga clic en el botón Importar.

Para importar el flujo de trabajo correctamente, asegúrese de lo siguiente:

• El archivo está en formato JSON y fue creado en la plataforma respond.io.
• Todos los valores en el archivo JSON están listados y formateados correctamente
• El archivo no puede exceder los 400 kB
• El archivo no puede contener más de 100 pasos de flujo de trabajo

Los flujos de trabajo importados heredan el nombre y la descripción del archivo de importación. Si el nombre ya existe, al nombre del flujo de trabajo importado se le agregará un número que comienza en (2) y aumentará en 1 para los duplicados.

Por ejemplo Welcome Message (2), Welcome Message (3), Welcome Message (4).

Listado de módulos de flujos de trabajo

Columnas de flujo de trabajo

Cada Flujo de Trabajo tendrá la siguiente información asociada en sus columnas.

Estado del flujo de trabajo

El estado del flujo de trabajo se utiliza para determinar si el flujo de trabajo se está ejecutando actualmente. Hay tres estados posibles:

• Borrador: un flujo de trabajo que nunca se ha publicado
• Publicado: Un flujo de trabajo que está actualmente implementado
• Detenido: un flujo de trabajo publicado anteriormente que se ha detenido

Otras columnas

Cada flujo de trabajo tiene columnas adicionales que se detallan a continuación.

Menú de acciones

La última columna de la fila Flujos de trabajo contiene el menú Acciones. Aquí se pueden realizar las siguientes acciones:

El generador de flujo de trabajo

Para abrir el Generador de flujos de trabajo, debe crear un flujo de trabajo o editar un flujo de trabajo. Workflow Builder es un editor visual donde se pueden agregar, eliminar y configurar pasos. Consta de cuatro secciones principales:

• ​Barra superior​
• ​Herramientas de asistencia
• ​Lienzo​
• ​Cajón de configuración​

La barra superior

La barra superior se utiliza para administrar elementos clave del flujo de trabajo, como su nombre, descripción, errores en la configuración de pasos y estado. Los elementos de la barra superior son los siguientes.

Configuración del flujo de trabajo

Permitir a los usuarios detener el flujo de trabajo para contacto

• Active para permitir a los usuarios detener el flujo de trabajo para contacto inmediatamente en cualquier punto desde el módulo de mensajes. Puede habilitar esta configuración sin detener el flujo de trabajo.

Establecer condiciones de salida para detener este flujo de trabajo para un contacto

• Active para detener el flujo de trabajo para contacto:
  • Cuando se envía el mensaje saliente
  • Cuando se recibe el mensaje entrante
  • Cuando un usuario se asigna manualmente a un contacto

Herramientas de asistencia

Las cinco herramientas de asistencia están diseñadas para ayudarle a navegar por el lienzo:

• Acercarse
• Disminuir el zoom
• Centro
• Deshacer
• Rehacer

Lienzo

Canvas es la interfaz de arrastrar y soltar que proporciona una descripción general del flujo de trabajo. Permite al usuario observar la lógica y la secuencia del viaje de un contacto durante un evento. Aquí se llevan a cabo acciones como crear nuevos Pasos, arrastrar o soltar Pasos y conectar Pasos.

Cajón de configuración

Para configurar un Trigger o Step, haga clic en el bloque Trigger o Step para abrir su cajón de configuración. Las acciones posibles en el cajón de configuración incluyen:

• Editar el nombre del paso
• Definir la acción del evento desencadenante o Paso

Preguntas frecuentes y solución de problemas

¿Qué pasará con mis contactos si detengo un flujo de trabajo publicado?

Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos serán expulsados inmediatamente del flujo de trabajo. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo si se vuelve a publicar.

¿Por qué mi flujo de trabajo finalizó antes de completarse?

Un flujo de trabajo puede finalizar prematuramente por los siguientes motivos:

1. El flujo de trabajo se detuvo : si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos serán expulsados ​​inmediatamente del flujo de trabajo.
2. El contacto pertenece a la rama de fallas y no hubo ningún viaje continuo : los contactos pueden pertenecer a una rama de fallas si brindan respuestas no válidas o no cumplen con las condiciones especificadas. Si no hay pasos configurados en la rama de fallas, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable configurar pasos en la rama de fallas para que los contactos puedan continuar su viaje si llegan aquí.
3. Hacer una pregunta - Tiempo de espera : el paso Hacer una pregunta tiene un período de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si los contactos no responden dentro del período de tiempo de espera definido o predeterminado, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y agregar pasos para que los contactos continúen su viaje en caso de que se agote el tiempo de espera. Lea más sobre el paso Hacer una pregunta aquí .
4. Asignar a - Tiempo de espera : el paso Asignar a tiene un período de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si no se puede encontrar un asignado que cumpla con la lógica de asignación dentro del período de tiempo de espera definido o predeterminado, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y agregar pasos para que los contactos continúen su viaje en caso de que se agote el tiempo. Lea más sobre el paso Asignar a aquí .
5. Condición de la sucursal - De lo contrario : los contactos que no cumplan con las condiciones requeridas de una sucursal se incluirán en la sucursal De lo contrario. Si no se configuran pasos en esta rama, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable configurar Pasos en la rama Else para que los Contactos puedan continuar su viaje si llegan aquí. Lea más sobre los pasos de la sucursal aquí .
6. Enviar un mensaje - Error: si un mensaje no se envía por algún motivo (por ejemplo, ventana de mensajería cerrada, problemas de conexión de red), el contacto saldrá del flujo de trabajo.

Si cierro manualmente una conversación en curso con un contacto inscrito en la plataforma, ¿finalizará el flujo de trabajo?

No, el flujo de trabajo continuará incluso si la conversación se cierra manualmente en la plataforma. El flujo de trabajo solo finalizará si la conversación se cierra en el módulo de flujos de trabajo.

¿Puede un contacto volver a ingresar al mismo flujo de trabajo en el que está actualmente inscrito?

Un contacto no puede volver a ingresar a un flujo de trabajo en el que está inscrito actualmente. El contacto debe salir del flujo de trabajo y cumplir nuevamente con los criterios para el evento desencadenante para repetir o volver a ingresar a un flujo de trabajo.

¿Qué pasa si un contacto activa más de un flujo de trabajo al mismo tiempo?

Ambos flujos de trabajo se ejecutarán simultáneamente.

He actualizado un valor de campo de contacto pero el valor anterior todavía se está aplicando. ¿Por qué Workflows no aplica el valor actualizado?

Toda la información de contacto se almacenará en caché o se almacenará durante tres (3) minutos una vez que se active el flujo de trabajo para permitir un acceso más rápido a los datos. Si un campo de contacto se actualiza de forma manual o mediante programación mientras el contacto aún se encuentra en un recorrido del flujo de trabajo, la información tardará hasta tres (3) minutos en reflejarse en el flujo de trabajo. Hasta entonces, se mostrará el valor anterior.

¿Por qué no se guarda la respuesta del Contacto en el Campo de Contacto que he seleccionado?

Podría deberse a que el campo de contacto elegido en la configuración Guardar respuesta no coincide con el tipo de pregunta. Asegúrese de seleccionar el campo de contacto correcto para el tipo de pregunta al guardar una respuesta. Por ejemplo, si el tipo de pregunta es una fecha, la respuesta no se puede guardar como un campo de contacto diferente, como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.

¿Cómo desactivo el bot de Dialogflow?

Para desactivar Dialogflow Bot, debe:

1. Agregar el paso Actualizar campo de contacto
2. En la configuración del paso, seleccione Estado del bot en la lista desplegable Campo de contacto
3. Establezca el valor de Estado del bot como Activado/Desactivado según sea necesario

Elija este método para apagar su Dialogflow Bot en cualquiera de los siguientes casos:

• Para automatizar el apagado del bot
• Para garantizar que las respuestas de los clientes no activen Dialogflow para escenarios específicos mientras se ejecuta el flujo de trabajo.

¿Por qué aparece el error "Se detectó un bucle de flujo de trabajo" cuando intento publicar mi flujo de trabajo?

El error "Bucle de flujo de trabajo detectado" ocurre cuando un flujo de trabajo incluye un paso que puede activarse a sí mismo o a otro flujo de trabajo que a su vez activa el flujo de trabajo original, lo que resulta en un bucle infinito. Evite que se produzca este error y asegúrese de que su flujo de trabajo funcione según lo previsto comprobando su flujo de trabajo con estos pasos:

1. Activadores duplicados en un flujo de trabajo: compruebe si algún paso de su flujo de trabajo es idéntico al activador del flujo de trabajo. Si el desencadenante del flujo de trabajo y cualquier paso del flujo de trabajo son iguales, puede provocar que se produzca un bucle. Asegúrese de que el desencadenador del flujo de trabajo sea único y no coincida con ningún otro paso del flujo de trabajo.
2. Pasos que pueden desencadenar otros flujos de trabajo: compruebe si su flujo de trabajo tiene algún paso que pueda desencadenar otro flujo de trabajo. Por ejemplo, si el flujo de trabajo A tiene un paso que puede desencadenar el flujo de trabajo B y el flujo de trabajo B también tiene un paso que puede desencadenar el flujo de trabajo A, puede producirse un bucle. Asegúrese de que los flujos de trabajo no contengan ningún paso que pueda desencadenarse entre sí.

¿Por qué no puedo detener un Workflow desde el módulo de mensajes?

Para detener un flujo de trabajo desde el módulo Mensajes:

1. Navegue hasta el módulo Flujos de trabajo y hasta el flujo de trabajo que desee.
2. Acceda a la Configuración del flujo de trabajo desde el Menú Acción en la página de descripción general del flujo de trabajo o dentro del Generador de flujo de trabajo haciendo clic en el icono de configuración.
3. Active "Permitir a los usuarios detener este flujo de trabajo para un contacto".

¿Cuál es la limitación del flujo de trabajo para el plan de negocios en respond.io ?

Para el plan Business, la limitación es un máximo de 100 flujos de trabajo por espacio de trabajo. Para obtener más información sobre las funciones disponibles para cada plan, incluido el plan Business, visite nuestra página de comparación detallada en respond.io Precios y características .

¿Por qué encontré el error "Esquema JSON no válido, envíe un archivo JSON válido " al importar un flujo de trabajo?

Encontrará este error en cualquiera de los siguientes escenarios:

• si su flujo de trabajo contiene un activador pero ningún paso.
• si su flujo de trabajo contiene múltiples desencadenantes, con o sin un paso.