جدول المحتويات

وحدة الصندوق الوارد
تعيين جهة اتصال
المحادثات

الصفحة الرئيسية
بداية سريعة

الرد على الرسائل

الرد على الرسائل

محدث 30/5/24 بواسطة Susan Swier

وحدة الصندوق الوارد

وحدة الصندوق الوارد هي المكان الذي يمكنك فيه مشاهدة جميع المحادثات مع جهات الاتصال الخاصة بك والتفاعل معهم عند الضرورة. يمكنك الوصول إلى هذه الوحدة من قائمة التنقل اليسرى.

تلقي رسائل جديدة

ستظهر الرسائل الجديدة في قائمة جهات الاتصال في وحدة الصندوق الوارد. ستكون جهات الاتصال الجديدة غير معينة بشكل افتراضي.

الرد على جهة الاتصال

عندما تتلقى المنصة رسائل من جهة اتصال جديدة، سيكون لدى جهة الاتصال محادثة مفتوحة وتكون غير مسندة. هناك طريقتان يمكن للمستخدمين أن يستجيبوا لجهات الاتصال:

الرد باستخدام النص

يمكن للمستخدم إنشاء وإرسال رسائل جديدة من مربع النص أسفل نافذة سجل المحادثة. ببساطة انقر فوق منطقة وحدة التحكم المراسلة وابدأ في الكتابة.

الرد باستخدام الرسائل الصوتية

الخطوة 1: انقر على الميكروفون

يمكن للمستخدم النقر على أيقونة الميكروفون في وحدة تحكم الرسائل لبدء تسجيل الملاحظة الصوتية.

الخطوة 2: بدء التسجيل

بمجرد بدء التسجيل، يمكن للمستخدم تسجيل رسالة لمدة تصل إلى 5 دقائق.

الخطوة 3: انقر فوق إيقاف

عند الانتهاء من ذلك، يمكن للمستخدم النقر على زر التوقف لإنهاء التسجيل.

الخطوة 4: إرسال الرسالة

يمكن للمستخدم إعادة تشغيل التسجيل قبل إرساله إلى جهة الاتصال. إذا كان التسجيل غير مناسب، يمكن للمستخدم حذف التسجيل وتكرار العملية مرة أخرى.

بالنسبة للقنوات التي تدعم الرسائل الصوتية، سيتم إرسال التسجيل كملاحظات صوتية. إذا كانت القناة لا تدعم الرسائل الصوتية، سيتم إرسال التسجيل كمرفق.

نصائح مفيدة

إليك بعض النصائح المفيدة عند الرد على جهات الاتصال الخاصة بك:

استخدام الرموز التعبيرية للرسائل الودية

يمكنك تضمين 😄، 👍، 🌟 أو أي إيموجي آخر في رسائلك ليبدو صديقا.

استخدام كتل الكود للرد أسرع

كتل الكود هي قوالب رسالة أو ردود مسببة يمكن استخدامها للرد على جهات الاتصال.

إرفاق الملفات عندما تحتاج إلى

يمكنك إرفاق ملفات مثل الفواتير أو أدلة التعليمات أو أكثر عند الضرورة.

عندما تكون على استعداد لإرسال الرسالة، اضغط على زر الإرسال أو اضغط على Enter على لوحة المفاتيح لإرسالها.

عند الرد على جهة اتصال غير مسندة، سيتم تعيين جهة الاتصال لك تلقائياً.

تعيين جهة اتصال

يمكن تعيين جهة اتصال إلى مستخدم من خلال طريقتين: تعيين تلقائي عن طريق سير العمل والتكليف اليدوي.

تلميح: تعيين جهة اتصال للمستخدم مهم حتى يكون زملائك في الفريق على علم بمن يستجيبون لجهة الاتصال.

تعيين يدوي

إذا لم ترغب شركتك في تعيين جهات الاتصال تلقائيًا، يمكن إجراء التعيين يدويًا عبر وحدة الصندوق الوارد. إليك كيف يمكنك تعيين جهة اتصال لمستخدم آخر.

تعيين تلقائي

يمكن إعداد المهام التلقائية باستخدام وحدة سير العمل. سير العمل يساعدك على تقليل العمل اليدوي عن طريق التشغيل الآلي. تعرف على المزيد حول سير العمل هنا.

إلغاء تعيين جهة اتصال

يمكن إلغاء تعيين جهة اتصال من مستخدم عبر طريقتين:

إلغاء التعيين يدويًا
إلغاء التعيين تلقائيًا عبر سير العمل

إلغاء تعيين يدوي

يمكن للمستخدمين إلغاء تعيين المحادثات يدويًا في وحدة الصندوق الوارد. إليك كيف يمكنك إلغاء تعيين جهة اتصال.

إعادة تعيين تلقائي لمسار العمل

يمكنك إلغاء تعيين المستخدمين تلقائياً من جهات الاتصال عبر سير العمل، خاصة بعد إغلاق المحادثة. تعرف على المزيد حول سير العمل هنا.

لقطة شاشة تظهر كيفية استخدام سير العمل لإلغاء تعيين جهات الاتصال

المحادثات

ما هي المحادثة؟

وفي سياق المنصة، يشار إلى التفاعل بين جهة الاتصال والمنصة على أنه محادثة. وتستخدم المحادثات لتنظيم الاتصال في سياقه. يمكن لجهة الاتصال أن تجري محادثات متعددة مع المنصة ولكن محادثة مفتوحة واحدة فقط في كل مرة.

توضيح جهة اتصال تجري ثلاث محادثات مع وكلاء مختلفين

وبالإشارة إلى المثال الوارد أعلاه، اتصلت سوزان بالمنصة في أوقات مختلفة لغرض مختلف. أجرت سوزان ثلاث محادثات مع المنبر حضرها مستخدمون مختلفون. لكل محادثة سياق مختلف ومشكلة محددة يتعين حلها من قبل فريق دعم العملاء.

فتح محادثة

يمكن فتح المحادثات لبدء التفاعل ويمكن القيام بها بالطريقة التالية :-

1. رسالة واردة جديدة من جهة الاتصال

عندما يقوم جهة اتصال بدون أي محادثة مفتوحة بإرسال رسالة إلى المنصة، سيتم فتح محادثة لهذا الاتصال. وينطبق الشيء نفسه على الرسائل الجديدة الواردة من جهات الاتصال الجديدة.

2. المستخدم

يمكن للمستخدم فتح محادثة يدويًا من وحدة الصندوق الوارد.

3. أتمتة

يمكن إنشاء أتمتة مع المحادثة المفتوحة التي ستؤدي إلى فتح محادثة جديدة لجهة الاتصال المشغلة.

4. حدث الترحيب

بالنسبة للقنوات مثل فيسبوك وفيبر، يمكن للحدث الترحيبي فتح محادثة جديدة للاتصال إذا لم تكن هناك محادثة مفتوحة موجودة.

إغلاق محادثة

بمجرد حل مشكلة الاتصال'، أغلق المحادثة لذلك لم يعد الاتصال في قائمة انتظار المحادثة المفتوحة. هذا يقلل من الضوضاء في صندوق الوارد الخاص بك.

عند إغلاق محادثة، سيبقى الاتصال ومحادثاتهم المقبلة مسندة إلى نفس المستخدم. إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إلى جهة الاتصال أو محادثتهم، ابحث عنهم في وحدة جهات الاتصال.

وفيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يمكن إغلاق المحادثات:

1. أتمتة

يمكن إنشاء أتمتة مع إغلاق المحادثة التي ستؤدي إلى إغلاق المحادثة المفتوحة لجهة الاتصال المشغلة.

2. تدفق الاتصال

باستخدام معلمة RB_MARKDONE ، يمكن إغلاق محادثة من أجل جهة الاتصال المشغّلة.

3. دمج جهة الاتصال

إذا كان هناك محادثة مفتوحة من جهة الاتصال الثانوية، سيتم إغلاق المحادثة تلقائياً.

ملاحظات إغلاق المحادثة

يمكن للمستخدمين استخدام الملاحظات الختامية لتقديم ملخص لمحادثتهم مع جهة اتصال. اقرأ المزيد عن الملاحظات الختامية.

مقاييس المحادثة

البحث عن مقاييس ورؤى تحليلية مثل وقت القرار والعد المغلق على المحادثات في كل من التقارير ولوحة المعلومات لتتبع أداء الفريق.

اعرف المزيد على مقاييس المحادثة في الوحدات التالية:

يشعر بالضيق؟ لا تخف.

احتاج مساعدة؟ اتصل بنا للحصول على الدعم. المساعدة هنا!