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Cómo redactar respuestas de clientes con IA

Wai Ting Yong Actualizado por Wai Ting Yong

En este artículo, descubrirá cómo los agentes pueden utilizar la IA para redactar las mejores o óptimas respuestas a las consultas de los clientes.

Las respuestas óptimas se refieren a respuestas que son relevantes para las necesidades o consultas de los clientes, donde la información es precisa y sin errores gramaticales o tipográficos, y que coinciden con la voz de la marca de su empresa.

Métodos

Puede aplicar estos métodos simultáneamente para asegurarse de cubrir todas las áreas para mejorar las capacidades de su Asistente De IA.

Método 1: Redacte respuestas precisas con un solo clic utilizando Asistente De IA

Para que Asistente De IA redacte respuestas precisas a las consultas de los clientes, primero debe proporcionar información (conocida como Fuente de conocimiento en la plataforma) que pueda usarse para formular esas respuestas. Las fuentes de información pueden provenir de documentación existente y material de autoayuda, enlaces a sitios web comerciales, preguntas frecuentes sobre productos, fragmentos y/o Internet. Puede revisar y editar las respuestas redactadas antes de enviarlas a los clientes.

Hay 3 opciones para enriquecer la Fuente de Conocimiento. Puede aplicar estas opciones simultáneamente según sus necesidades.

Requisito previo: Solo los administradores y propietarios del espacio de trabajo tienen derechos para acceder y modificar la configuración de Asistente De IA.
Opción 1: Respuestas redactadas por IA basadas en documentación existente o enlaces a páginas web

Cargue información, como un enlace a las preguntas frecuentes de su empresa o producto, para que Asistente De IA pueda consultarla al formular respuestas a los clientes. Esta opción resulta útil para empresas que ya tienen información existente lista para cargar.

Agregar fuente de conocimiento
Opción 2: Respuestas redactadas por IA basadas en fragmentos existentes

Si sus agentes dependen en gran medida de los fragmentos existentes en la plataforma para conversar con los clientes, active la opción Usar Snippets como fuente de conocimiento. Asistente De IA consultará automáticamente los fragmentos para responder consultas, lo que eliminará la necesidad de que los agentes memoricen todos los fragmentos y los seleccionen manualmente.

Usar fragmentos como fuente de conocimiento

Desactive esta opción si su empresa no utiliza fragmentos.

Opción 3: Respuestas redactadas por IA basadas en fuentes externas

Si su empresa maneja principalmente consultas generales y considera valioso incorporar respuestas de fuentes externas como Internet, considere activar la opción Responder fuera de fuentes de conocimiento añadidas.

Esto beneficia a las empresas en campos como los servicios legales, la consultoría o la educación, donde los clientes a menudo buscan información genérica sobre leyes específicas o perspectivas profesionales en diversos cursos de estudio.

Responder fuera de las fuentes de conocimiento agregadas alternar

Desactive esta opción si su empresa exige respuestas precisas o tiene como objetivo evitar que Asistente De IA mencione marcas o productos de la competencia.

Tenga en cuenta que habilitar la opción Responder fuera de fuentes de conocimiento añadidas puede generar información de fuentes externas que podría ser inexacta o irrelevante. Es fundamental revisar las respuestas antes de enviarlas a los clientes.
Método 2: Redacte respuestas que coincidan con la voz de su marca con Personaje asistente de IA

Puede definir la personalidad de Asistente De IA, especificar el rol o propósito que tiene en una conversación y moldear su personalidad o conjunto de habilidades para gobernar su comportamiento, asegurando que las respuestas redactadas se alineen más estrechamente con la voz de su marca.

Además, podrás contar con Asistente De IA para redactar respuestas orientadas a objetivos. Por ejemplo, puede sugerirle de manera inteligente programar una cita con su equipo de ventas.

Consulte aquí para ver ejemplos sobre cómo crear su personaje de Asistente De IA.
Método 3: Optimice las respuestas con Solicitudes De IA

Las conversaciones con los clientes se pueden mejorar enormemente mejorando la calidad de cada mensaje mediante mensajes de IA. Hay 4 mensajes predeterminados disponibles en la plataforma. Por ejemplo, los agentes pueden utilizar el mensaje Corregir ortografía y gramática para corregir errores tipográficos y en las respuestas. Esto asegura un alto nivel de profesionalismo y claridad en su comunicación con los clientes.

Las indicaciones personalizadas están diseñadas para necesidades más específicas. Por ejemplo, si su empresa trata principalmente con clientes en México, agregue un mensaje de IA que permita a sus agentes traducir cómodamente las respuestas al español mexicano antes de enviarlas a los clientes. Un ejemplo de aviso de IA es el siguiente:

Traducir el texto al dialecto español mexicano.
Aprenda cómo agregar indicaciones de IA aquí.

Mejores prácticas

  1. Asegúrese de que las fuentes de conocimiento estén siempre actualizadas para evitar que Asistente De IA haga referencia a información obsoleta o incorrecta.
  2. Con las fuentes de conocimiento actualizadas, pruebe su Asistente De IA para asegurarse de que está satisfecho con las respuestas redactadas. Aprende cómo hacerlo aquí.
  3. Establezca un sistema de retroalimentación interna para que los agentes informen imprecisiones y sugieran mejoras a las respuestas redactadas por IA. Esto contribuye a un proceso de aprendizaje continuo tanto para sus agentes como para Asistente De IA en un esfuerzo por brindar las mejores respuestas a sus clientes.
Ejemplo de un caso de uso:

Mejorar la experiencia de incorporación de los estudiantes

  • Cuando los estudiantes comienzan su viaje en una institución educativa, a menudo comparten preguntas comunes que giran en torno a temas como fechas de sesiones de orientación, tasas de matrícula, disponibilidad de ayuda financiera, arreglos de dormitorios y más. Con Asistente De IA, los profesionales de soporte pueden redactar sin esfuerzo respuestas precisas a estas preguntas comunes. Este enfoque simplificado garantiza que los estudiantes experimenten un proceso de incorporación más fluido y reciban apoyo personalizado que aborde con precisión sus necesidades.
Ejemplo de caso de uso

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