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Soporte Entrante: Auto-Asignar Clientes a un Equipo o Agente Dedicado

Joshua Lim Actualizado por Joshua Lim

Objetivo de negocio: Asignar automáticamente clientes a un equipo o agente dedicado.

El comportamiento por defecto de la asignación de contactos de Respond.io es el sistema de selección y asignación. A medida que su empresa crece, este proceso manual puede llevar mucho tiempo y plantear un problema potencial para asegurar una distribución justa de la conversación entrante entre sus agentes de soporte. Estos problemas se pueden evitar fácilmente estableciendo un flujo de trabajo con lógica de asignación automática basada en las necesidades de soporte de su empresa.

Beneficios de la asignación automática

Usar asignación automática a:

  • Ahorre tiempo a los agentes de soporte y a los administradores en comparación con los procesos de asignación manual.
  • Mejorar el tiempo de respuesta ya que los clientes serán asignados a un agente de soporte rápidamente.

Métodos para la asignación automática

  1. Auto-asignar clientes a un equipo y establecer la lógica de asignación basada en las necesidades de su negocio.
  2. Auto-asignar clientes a un agente dedicado.

Auto-Asignar a un equipo y establecer lógica de asignación basada en las necesidades de su negocio

Usa este método cuando quieras automatizar tu proceso de asignación de soporte a un equipo de agentes.

Ajuste la lógica de asignación automática basada en las necesidades y prioridades de apoyo de su negocio.

Preferencias de soporte

Configuración

- Resuelve problemas lo antes posible

- Centrado en reducir los costes de soporte

Auto-Asignación de Soporte de Bajo Costo

- Proporcionar gran apoyo

- Ve un excelente soporte como una ventaja competitiva

Auto-Asignación del soporte de alta calidad

Objetivos del método

  • Seleccione la plantilla de flujo de trabajo y personalice los pasos según sea necesario.
  • Asignar automáticamente clientes a agentes con lógica de asignación basándose en sus preferencias de soporte.

Configuración de workkflow

Hay plantillas de flujo de trabajo configuradas por nuestro equipo que puede utilizar inmediatamente. Estas plantillas pueden ser editadas para adaptarse a las necesidades de su negocio.

Más información sobre plantillas de flujo de trabajo aquí.
Seleccione la plantilla de flujo de trabajo y personalice los pasos según sea necesario

Para soporte de bajo costo, haga clic en Asignación: Robin Redonda + Solo en línea > Usar plantilla

Para soporte de alta calidad, haga clic en Asignar: Menos contactos abiertos > Usar plantilla

La plantilla de flujo de trabajo se configura con un paso de Asignación para asignar automáticamente a los clientes a un equipo específico con agentes en línea sólo en una secuencia redonda robin.

Obtenga más información sobre Asignar a paso.

Personaliza tu mensaje de bienvenida como se desee.

Consejo: Si tienes varios equipos de soporte, usa enrutamiento para asignar al equipo correcto. Luego considere el uso de la asignación redonda robin dentro del equipo.

Editar el paso de Asignación para configurar la asignación automática basada en sus preferencias de soporte.

Configuración de Auto-Asignación de Bajo Costo
1. Haga clic en Asignar paso a paso para configurar la lógica de asignación.
2. Seleccione su equipo de soporte en la lista desplegable Seleccionar equipo.
3. La Lógica de Asignación debe permanecer como “Asignar a usuarios redondos” para distribuir contactos por igual entre los agentes.
4. En la Configuración Avanzada, la opción "Solo asignar a usuarios en línea" debe estar activada.
5. Finalmente, haga clic en Guardar y Publicar para activar el flujo de trabajo.
Configuración de Auto-Asignación de Soporte de Alta Calidad
1. Haga clic en Asignar paso a paso para configurar la lógica de asignación.
2. Seleccione su equipo de soporte en la lista desplegable Seleccionar equipo.
3. La Lógica de Asignación debe permanecer como “Asignar al usuario con contactos menos abiertos” para permitir a los agentes proporcionar un soporte de alta calidad.
4. En Configuración Avanzada, activa la opción "Solo asignar a usuarios en línea".
5. Finalmente, haga clic en Guardar y Publicar para activar el flujo de trabajo.

Auto-Asignar clientes a un agente dedicado

Utilice este método cuando desee asignar automáticamente un cliente específico a un agente dedicado.

Este método es útil cuando su negocio proporciona agentes de apoyo dedicados a un grupo especial de clientes como VIPs.

Método Objetivos

  • Configurar el paso Asignar A para asignar automáticamente clientes a un usuario específico
Configurar el paso Asignar A para asignar automáticamente clientes a un usuario específico

Esta es la forma de configurar el paso a asignar automáticamente contactos a un agente dedicado:

  1. Haga clic en Asignar a paso
  2. En la lista desplegable de acciones, seleccione Asignar a un usuario específico
  3. Seleccione el agente dedicado en la lista desplegable Asignar a.
Consejo: Cuando un cliente está asignado a un agente, aquí hay algunas buenas prácticas para responder a los mensajes.

Una vez que un agente de soporte ha resuelto el problema de un cliente, cierra la conversación para eliminar el contacto de la cola de conversación abierta, reduciendo el ruido en la bandeja de entrada del agente.

Consejo: Ten en cuenta, la plataforma mantiene los agentes asignados a los contactos por defecto. Esto puede ser modificado construyendo un flujo de trabajo para desasignar sus agentes de clientes cuando las conversaciones se cierran.

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